Ik ben Lidwine van As, sinds 1994 werkzaam in de IT, en actief als 
Het begrip “single version of the truth” heeft zo langzamerhand een bijna onaantastbare status gekregen; van een mogelijke oplossing voor een communicatieprobleem is het uitgegroeid tot een doelstelling in zichzelf. Is dat eigenlijk wel terecht? 4 misverstanden over de single version of the truth op een rijtje.
#1: “Zonder single version of the truth loopt alles in de soep”
Alles? Welnee. De salesmanager noemt iedereen aan wie hij ooit offerte heeft uitgebracht, een klant; de onderhoudsafdeling beschouwt alleen bedrijven met een supportcontract als klant, en de administrateur heeft het over klanten als hij eigenlijk debiteuren bedoelt. Allemaal kunnen ze prima hun werk doen, ondanks de mismatch tussen hun klantbegrippen.
Het wordt pas lastig als ze met elkaar in gesprek moeten over hun klanten: de communicatie tussen twee partijen wordt bemoeilijkt als beide een ander begrippenkader hanteren.
Toch hoeft het ontbreken van een gemeenschappelijk kader geen onoverkomelijk probleem te zijn. In informationeel opzicht hebben we wel vaker te maken met multiple versions of the truth die vreedzaam naast elkaar bestaan. Zo zijn boekhouding en datawarehouse meestal niet exact met elkaar in overeenstemming; maar in de praktijk is dat nauwelijks een probleem, omdat we (als het goed is) weten wat de verschillen zijn en hoe ze veroorzaakt worden.
De aanwezigheid van meerdere versies van de waarheid hoeft dus op zich geen problemen te geven. Zolang we in staat zijn om alle verschillende versies van de waarheid te onderhouden, ze nauwkeurig te definiëren, en het verschil tussen twee versies te herleiden en te verklaren, is er niets aan de hand. Pas als niet duidelijk is wat de verschillende versies precies betekenen, hoe ze afgeleid zijn, en hoe ze van elkaar verschillen, is er reden tot zorg.
#2: “Als we alles in het datawarehouse zetten, hebben we een single version of the truth”
De term “single version of the truth” wordt vaak vertaald naar een notie van een soort BI-universum: een informationele omgeving (meestal op basis van een datawarehouse) waarin alle mogelijke en bekende interpretaties van de bedrijfsbegrippen worden ondergebracht, allemaal met een heldere definitie en onder een eigen, unieke benaming. Daardoor is voor alle gebruikers van de omgeving duidelijk welke begrippen er in omloop zijn; wat ze precies betekenen; en op welke begrippen een bepaalde rapportage betrekking heeft.
Zoveel duidelijkheid in een informationele omgeving is al een hele stap in de goede richting - maar mogen we ook echt spreken van een single version of the truth?
Laten we als voorbeeld een BI-omgeving voor een winkelorganisatie in gedachten nemen. In de organisatie worden zo’n 14 verschillende definities voor het begrip “omzet” gehanteerd, allemaal met een net iets andere afleiding.
In lijn met de hierboven beschreven “BI-universum”-aanpak analyseren we wat ieder begrip betekent en hoe het afgeleid wordt; vervolgens geven we er een unieke, onderscheidende benaming aan: klantomzet, weekomzet, actieomzet, enzovoort. We kunnen nu alle omzetbegrippen naast elkaar beschikbaar maken in onze fictieve BI-omgeving.
So far so good. Maar zijn we nu ook iets opgeschoten als het gaat om onderlinge verstaanbaarheid en vergelijkbaarheid? “Hoera, de omzet per klant is met 20% gestegen! ” “Nee, het gaat hartstikke slecht, want de weekomzet is met 10% gedaald!”. Mars en Venus in de BI-omgeving: iedereen richt zich nog steeds naar zijn eigen setje begrippen, zijn eigen waarheid. Om echt te kunnen spreken van één versie van de waarheid, is meer nodig dan het hernoemen en samenvoegen van alle begrippen tot één grote verzameling definities.
En daarmee hebben we het derde misverstand te pakken:
#3: “Het creëren van een single version of the truth is een IT-probleem”
Veel datawarehouseprojecten krijgen bij aanvang de inrichting van een single version of the truth mee als doelstelling. De BI-afdeling is echter niet de juiste partij om dit probleem aan te pakken. Zolang iedereen zijn eigen stukje van de verzameling blijft gebruiken, is er van één versie van de waarheid geen sprake, hoe veelomvattend je de verzameling ook maakt. De enigen die daar verandering in kunnen brengen, zijn de gebruikers van de definities zelf. De BI-afdeling kan geen unanieme adoptie van werkelijk gemeenschappelijke definities afdwingen; het creëren van een single version of the truth is daarmee in de kern een businessvraagstuk. Zolang onze gebruikers het onderling niet eens zijn over hun gezamenlijke definities, kunnen wij niet meer doen dan al hun waarheden ondersteunen.
#4: “Zonder single version of the truth zullen we elkaar nooit begrijpen”
Als het op onderlinge verstaanbaarheid en vergelijkbaarheid aankomt, zijn gebruikers meer gebaat bij een “common version of the truth” dan bij een single version. Het is niet nodig om alle definities te vervangen door die ene canonieke set waar iedereen mee door de bocht kan - als zoiets al haalbaar zou zijn. Het doel wordt al bereikt als men tot overeenstemming weet te komen over een verzameling van standaarddefinities die gehanteerd kan worden voor alle afdelingsoverstijgende en bedrijfsbrede rapportages. Op afdelingslokaal niveau kan iedereen dan gewoon als vanouds zijn eigen versie van de waarheid blijven hanteren; de “common version of the truth” wordt dus één van de vele ondersteunde waarheden.
Implementatie van een single version of the truth is niet de enige manier om de informatiebehoeften van onze gebruikers optimaal te ondersteunen, en al helemaal niet de enige juiste. Hoog tijd dus om het begrip zijn mythologische status te ontnemen.
Back to home page
« Actuele informatie: niet zo simpel... Ongestructureerde gegevens: zin of... »